Rejseregler

og andre regler for økonomiske ydelser fra idrætsforeningen Viking Atletik

Direktiv for Viking Atletik for tilskud til rejser

(Se præcisering nederst på denne side, vedtaget af bestyrelsen den 2. oktober 2023). 

Direktivet gælder for udvalgene i Viking Atletik, idet der hvert år tildeles et budget opdelt i prioritetsområder. Det er således alene udvalgene der bestemmer, hvem, hvornår og hvorhen rejser skal foretages inden for budgettet.

Viking Atletik yder i princippet kun rejsetilskud til eliteidræt samt kvalificerende stævner for ungdom samt holdkampe og desuden et antal fællesture for motionisterne. En forudsætning for tilskud til rejser m.v. afgøres ikke alene af medlemskabet, men kræver også, at man på rejsen/stævnet stiller op for Viking Atletik eller er udtaget til landshold, landsdelshold m.v. (altså licensløsende for Viking Atletik). Er man licensløsende for andre foreninger, må disse udgifter påhvile disse foreninger. Medlemskabet alene er ikke afgørende. 

Klubbens tilskud til rejser sker efter følgende prioritering (satsningsområder):

• Elite (landshold og elite)
• DM, UDM mv. (Bane, cross, landevej og indendørs)
• Holdkampe (DT, Øst Vinterturnering i Cross)
• Øvrige atletikstævner (bane)
• Sociale stævner for ungdommen
• Motionsarrangementer som fællesture.

Der ydes ikke tilskud til motionsarrangementer (udover de afsatte midler til Eremitageløbet, og en årlig motionsrejse. For øvrige idrætstilbud (cykling, triatlon, orienteringsløb) gælder en årlig klubtur der er udbudt som fællesrejse). Der kan ved særlige lejligheder arrangeres fællesrejser til motionsevents udover de ovenstående. Dette aftales direkte med forretningsudvalget.

Alle rejser eller deltagelse i stævner uden for øen, skal godkendes af respektive udvalg inden rejsen foretages og være inden for rammerne af nærværende direktiv. Rejser man uden tilladelse, betaler klubben ikke for rejseudgifterne.

Direktivet gælder også for medlemmer med bopæl uden for øen, der dog kan fritages for deltagergebyr.

Der skelnes mellem:

• Fællesrejser udbudt til alle klubbens medlemmer via hjemmesiden og
• individuelle rejser, der arrangeres af enkeltpersoner eller mindre grupper.

Det skal naturligvis være muligt at få godtgjort rejseudgifter i begge tilfælde, men der vil være forskel på, hvordan rejsen tilrettelægges og hvilke udgifter der godtgøres, hvilket beskrives herunder.

Generelt

• Alle rejser og ophold foretages på den for klubben billigste måde.
• Ved alle rejser betales et deltagergebyr på 150 kr. til delvis dækning af udgifterne til transport og startgebyr ved stævnet. Dog er følgende stævner undtaget: Øst Vinterturnering i Cross samt deltagelse på udvalgte hold (landsdels- landshold m.v.) samt udtagelsesstævner hertil (individuel vurdering – eliteudøvere* samt TUD udtagende).
• Al form for kost og forplejning til udøvere er Viking Atletik uvedkommende. Indkøbes kost eller forplejning til fællesspisning, skal betaling erlægges som ekstra deltagergebyr.
• Der er særlige regler for overnatning – se særligt afsnit.
• Rejser foretages enten på gruppebillet eller ved anvendelse af eget finansieret rabatkort.
• Viking Atletik bestiller billetter til alle rejser.
• Ingen kan få godtgjort beløb uden vedlagt bilag, der er godkendt i udvalget. Rejse skal afregnes straks efter hjemkomst og bilagene afleveres.
• Ved udtagelse til udvalgte DAF hold betaler Viking Atletik det fulde beløb, som opkræves som brugerbetaling af DAF.
• Ved alle rejser skal der naturligvis "stilles op" for Viking Atletik og klubtrøje skal bæres under konkurrencen. Stiller man op for en anden forening eller repræsenterer man i dagligdagen en anden forening, er det denne forening, der må betale rejsen. Her er et evt. medlemskab af Viking Atletik ikke alene gældende. 

Rejseledere og trænere

• Viking Atletiks forpligtelse til at stille med rejseledere på rejser væk fra Bornholm, begrænser sig til kun, at være ved fællesrejser der er udbudt til alle medlemmer af klubben på hjemmesiden. Hvilke stævner der er fællesrejser afgøres af idrætsudvalget.

• Rejselederne på disse stævner er enten udvalgsmedlemmer, andre frivillige eller forældre til deltagerne der godtgøres med både betalt rejse, ophold og kost jf. gældende regler.
• Da Viking Atletik er en frivillig idrætsforening, er klubbens forpligtigelse til, at stille rejseledere begrænset til det omfang, der kan skaffes frivillige som rejseledere. Dette tager idrætsudvalget med i planlægningen for hver sæson og planlægger kun de ture som der kan skaffes rejseledere til.
• Det er naturligvis også muligt for klubbens elite/subelite, at deltage i individuelle rejser jf. rejsereglerne. Disse rejser bevilges af Atletikudvalget. Klubben er ikke forpligtet til, at stille med rejseleder til disse rejser, der tilrettelægges og gennemføres af udøverne selv efter forudgående aftale med atletikudvalget.
• Såfremt der er på individuelle rejser er deltagere, der endnu ikke er fyldt 16 år, kan der deltage én forælder eller andre på rejsen som rejseleder, hvor Viking Atletik betaler rejseudgifter og ophold efter gældende rejseregler (som for aktive).
• Personlige trænere kan, hvis det skønnes nødvendigt af atletikudvalget, deltage på rejserne, uanset alder på deltagerne. Viking Atletik betalerrejse og overnatning efter gældende rejseregler som for aktive.
• Evt. rejseledere og trænere på individuelle rejser betaler ikke brugerbetalingen på 150 kr.
• Godtgørelse af kost til rejseledere og personlige trænere er kun på fællesrejser.

Overnatning

• Overnatning bestilles og afregnes af Viking Atletik på fællesrejser. Der godtgøres 450 kr. ved nødvendigt ophold til DM senior og DM ungdom på bane og indendørs DM senior og ungdom (stævner over flere dage). Øvrige stævner m.v. godtgøres maksimalt med 250 kr. pr. nødvendig overnatning – resten opkræves som brugerbetaling udover de 150 kr.
• Overnatning bestilles og afregnes af deltagerne selv ved individuellerejser og klubben udbetaler tilskud på maksimalt 150 kr. pr. overnatning (dokumenteret udgift).
• Overnatning ved landsholdsdeltagelse, udvalgte DAF hold samt direkte *udtagelsesstævner hertil (elite og TUD) kan godtgøres med 450 kr. ved nødvendigt ophold. (Afregnes overnatning via DAF, betales det fulde beløb).

Særlige regler

• Køje (fra Køge) kan anvendes ved rejse til: Internationale stævner (udtaget af DAF/Landsholdsdeltagelse), såfremt rejse via Ystad ikke tidsmæssigt kan nås.
• Brug af privat bil ved rejser. Ved brug af Bizz til broerne godtgøres udgiften, når der er mindst fire udøvere/ledere i bilen. Maksimalt refusionsbeløb ved brug af eget køretøj, er prisen for brug af bizz. Forbrug af benzin godtgøres efter gældende klubregler (p.t. 1,50 pr. km.).
• Ved transport til- og fra havne, skal offentlige transportmidler anvendes. Ved rejse med større gruppe af mindre børn anvendes lejet bus.
• Kørsel i Taxi godtgøres på ingen måde.
• Ved rejse til kursus/møder og som leder på rejser, betales de faktiske rejseudgifter på billigste rejsemåde samt rimelige udgifter til fortæring under rejsen.
• Alle rejser der foretages uden for udvalgene (kurser, møder, særaftaler), sker kun efter aftale med forretningsudvalget. Ved rejse til kursus/møder og som leder på rejser, betales de faktiske rejseudgifter på billigste rejsemåde, samt udgifter til fortæring under rejsen, dog max. Kr. 300,- k. pr. rejsedag.

Bemærk: * = kun reel mulighed for at blive udtaget til udvalgt hold – IU vurderer og stævnet skal være meldt ud af DAF som udtagelsesstævne.

Direktiv for Viking Atletik for betaling af startpenge. Vedr. startafgift

• Viking Atletik betaler ikke startgebyr til motionsløb - uanset hvilken type motionsløb det drejer sig om.
• Viking Atletik betaler for startgebyret til alt der hedder Bornholmsmesterskaber og DGI-stævner/løb, både ved stævner på stadion og ved cross og landevejsløb.
• Desuden betaler vi for deltagelse i mesterskaber uden for øen samt ungdoms- og elitestævner. For børn og ungdom kun efter aftale med idrætsudvalget, idet der tages hensyn til træningstilstand og fremmøde ved klubtræning.
• Viking Atletik betaler ikke for efteranmeldelser til stævner og løb. Når man ikke en tilmeldingsfrist, er evt. rejse og deltagelse for egen regning. Bliver man forhindret i at starte et tilmeldt stævne, og ikke melder afbud, opkræves startafgiften den enkelte.

Vedtaget af bestyrelsen den 26. april 2005, gældende fra 1. maj 2005 Rettelser 26. september 2005 vedr. startpenge. Rettet 14. maj 2012 f.s.v.a. priser på overnatning i forbindelse med stævner. Rettet 29. oktober 2012 f.s.v.a. rejseledere og overnatning, priser. Gældende fra 1. november 2012

Justeret på bestyrelsesmødet den 6. december 2021