Ledelse og organisation

Viking Atletiks ledelse og organisation – orientering.

Det er vigtigt, at vores organisation og ledelse af klubben er gennemsigtig for alle medlemmer. Derfor kan man til en hver tid læse alt om vores klub på vores hjemmeside, samtidig med der her løbende kommer nyt på om klubbens status, drift, indkøb m.v. Noget der ligeledes orienteres om det på generalforsamlinger, medlemsmøder m.v.

Der er åbenhed omkring alt. Du kan se vores vedtægter her

Som medlem er du medejer af klubben. Øverste myndighed i klubben er vores generalforsamling, som vi afholder hvert år i februar. Det er her vores love vedtages og bestyrelsen vælges på helt demokratisk vis. Vil du med, så er det bare om at hoppe om bord. Vi er 9 valgte i bestyrelsen og 2 suppleanter. For at blive valgt kræves et gyldigt medlemskab – og alle kan blive medlem af klubben.

Det er således bestyrelsen, der træffer beslutninger mellem generalforsamlingerne. Altså det der ikke, jf. vedtægterne, skal vedtages netop på Generalforsamlingen – som. F.eks. kontingentsatser. Dog siger vores vedtægter, at det er forretningsudvalget, der har den daglige ledelse af klubben – det vil sige, at alt som der er politik-områder om og alt hvad der er budgetsat, styres af den daglige ledelse (forretningsudvalget).

Bestyrelsen beslutter ændringer af budgetter, store investeringer og når policy (politik-områder) skal ændres. F.eks. da vi fornyelig udgav et værdisæt, så er det bestyrelsen der vedtager dette. Vores bestyrelsesmedlemmer er i øvrigt konstitueret ud i samtlige udvalg, så ting kan tages op her før evt. vedtagelse. Ellers kører udvalgene meget selvstændigt, når vi taler dagligdag, planlægning af events, rejser, træning m.v. Beslutningskompetencen på dette område er lagt ud.

Store ændringer/nyskabelser, som byggerier, om vi skal ansætte og de helt store linjer i klubben diskuteres/fremlægges altid på generalforsamlinger, hvor alle klubbens medlemmer har mulighed for at byde ind med deres mening. Derefter træffes afgørelse efter afstemning.

Sådan fungerer demokratiet – og heldigvis for det. Viking Atletik er din klub – du er medejer og vil du indflydelse, så får du det.

Vores økonomi (og processerne heri) er der også rigtigt godt styr på. Vores størrelse og omfang gør, at vi har en meget stor omsætning. Nok også væsentlig over hvad der er normalt for idrætsforeninger på Bornholm. Faktisk er cash flowet årligt over 4 mio. når vi tæller vores events omsætninger med.

Vi har sikret os, at vi har regler på området der gør, at intet kan misbruges eller at enkeltpersoner beslutter hvordan pengene skal bruges. Alle regninger er der f.eks. altid 3 personer inde over. En godkender (på forretningsudvalgets vegne), en anden person er bogholder, og en betaler regningerne (kasserer). Udgifterne styres ud fra en fordeling hvor udvalgenes aktiviteter er budgetsat og så arbejder de med det. Store udgifter, der ikke er budgetsat, bliver enten godkendt af forretningsudvalget eller bestyrelsen (vurderes fra gang til gang ud fra størrelse om omfang, hvor det skal løftes op til).

Udvalgenes økonomi styres af udvalgene selv – f.eks. har etapen og Höst Open deres eget underregnskab. Overskuddet herfra overføres hvert år til Viking Atletiks regnskab, hvorfra alle driftsudgifter og investeringer i klubben betales. F.eks. betales kopier, EDB, lønninger, nyt materiel m.v. fra klubbens regnskab, mens medaljer, det deltagerne får i service fra de enkelte events – og andre udgifter direkte henført hertil, bogføres i disse events.

Vi har tre ansatte i klubben. Undertegnede, Claus Clausen, er ansat som event manager – min funktionsbeskrivelse går dog også på en stor del af klubbens daglige virke og bl.a. medlemskontakt m.v. Jeg er samtidig formand i klubben, men det er som frivillig. Min foresatte som ansat, altså dem der er min arbejdsgiver, er derfor forretningsudvalget, som jeg refererer direkte til. Vi er i tæt, næsten daglig, kontakt. Som f.eks. når vi har byggeprojekter eller andet. Forretningsudvalget er formanden, Esther Løsholt er næstformand, Peter Hauge er sekretær, Keld Madsen er kasserer og Annika Espersen er FU-medlem.

Sådan har det været siden december 2011, hvor vi ansatte første gang. Alt sammen forelagt generalforsamlingen, der således har genvalgt formanden i både 2013, 2015, 2017, 2019, 2021 og 2023 – altså som frivillig og ulønnet formand. Som bestyrelsen har sagt hver gang der er valg, så stiller jeg gerne mit mandat som frivillig formand til rådighed, hvis nogen har lyst – og/eller samtidig har udfordringer med evt. dobbeltroller. Dog uden at der har været modkandidater eller negative kommentarerer til dette. Næste gang jeg er på valg er i februar 2025.

Der er ingen lovmæssige regler for ansættelser, bestyrelsessammensætning, rollefordelinger m.v. på området (da vi er en idrætsforening), så vores ”lov” her er, hvad generalforsamlingen vedtager.

Preben Holm er ligeledes ansat i Viking Atletik. Han er ansat som teknisk serviceassistent. Preben tager sig af alt med bygninger (vores 2 klubhuse), vores materiel og så er han pladsansvarlig når vi har vores events.

Gitte Madsen er ansat i Administrationen med primært medlemsadministration og bogholderfunktion.

Gennem hele perioden er medlemsantallet og antallet af events øget, ligesom omsætningen er det. Antallet af fast frivillige er også steget.

Hvis du, som medlem, vil vide mere om Viking Atletiks økonomi eller organisation, så er du altid velkommen til en orientering/drøftelse om det. Du er medejer af Viking Atletik, så jeg – eller andre fra Forretningsudvalget (Keld Madsen, Esther Løsholt, Annika Espersen, Peter Hauge Madsen) fortæller dig gerne om det. Blot kontakt os for en uddybning.

Jeg håber også, at du kommer til vores generalforsamlinger – også hvis du gerne ser klubben formes på en anden måde. Gør din indflydelse gældende. Altså det kræver er et medlemskab, som meget gerne må være aktivt.

oktober 2023

Claus Clausen

Formand for Viking Atletik