Nyheder

Referat fra bestyrelsesmødet 20/10

Der sker rigtigt meget i vores forening, der fortsat vokser og vokser. Dette møde så derfor ud i fremtiden og vi er meget obs på, at der inden for de næste 3-5 år, skal ske et generationsskifte på mange områder. Derfor var det meget spændende møde der også handlede meget om fremtiden.

Dette er et forkortet og offentligt referat fra bestyrelsesmødet mandag den 20. oktober 2025.

Viking Atletik er en demokratisk opbygget forening. Foreningen ejes af medlemmerne. Generalforsamlingen vælger bestyrelsen der så leder klubben frem til næste generalforsamling. Derfor offentliggøres alle beslutninger – dog ikke lukkede punkter, da der her kan være personlige eller ”forretningsmæssige” ting, der ikke på nuværende tidspunkt er egnet for offentliggørelse.

Til dette møde var der afbud fra Peter Hauge Madsen, Stephanie Norlin, Michael Ovesen.
Karina Juul Jensen mødte kl. 16:30 – før behandlingen af ”indmeldte punkter”.

Du kan se hvem der sidder i bestyrelsen her - Bestyrelsen | Viking Atletik

Bestyrelsesmødet har en fast dagsorden.

  1. Forretningsudvalget orienterer om hverdagens drift og aktiviteter m.v.

Vi er lige nu 3244 medlemmer.

54 medlemmer er blevet deaktiveret indtil videre i løbet af i år. Så det den samlede medlemstal er 3296 personer, der har været medlem i løbet af 2025.

Der kommer rigtigt mange nye medlemmer p.t. Nok mellem 10 og 15 pr. uge.

Desværre er der også nogen som melder sig ind – og derefter hører vi ikke mere. Bruger en del tid på disse indmeldelser. Har man meldt sig ind og bliver slettet som medlem, fordi vi ikke hører noget, så er man fortsat skyldig for kontingentet og kan ikke igen blive medlem, før restancen er betalt.

Der er kommet ”gang i” udmeldelserne. Men vi forventer (som det plejer) at ca. 600 vil melde sig ud i forbindelse med årsskiftet. Det er ca. 20 procent af medlemmerne. Bare det dog ville ske senest den 10. december, da vi så sparer en del tid (økonomi) ved at der ikke forgæves skal udsendes indbetalingskort.

Der er 2750 medlemmer der har en chip til fitness udleveret.

Personale

Orientering om ferie, status og andre relevante informationer til bestyrelsen.

Bygninger

Der er ændret en del i fitnessbygningen, som udvalget snarest vil se på. Så vil de vurdere om der skal ske ændringer i materiel, maskiner m.v.

Bygningerne og området omkring er ved at blive gjort vinterklar (efter Höst Open).

Vi laver et lille ekstra event her på grunden den 31/10. Det er selve Halloweenaften, hvor alt vores halloweenudstyr kan blive sat op i haven. Så inviterer vi alle til en lille gratis rundtur med gys og sjov. Slik til børnene og måske muligheden for at se fitnessbygningen for interesserede.

Intet nyt om Villa Nova. Den har jo en strategisk betydning for os, men vi er sikrede tilstedeværelse derude. Så spændende om den bliver solgt.

Der laves et ekstra tilslutningsstik, så vi i tilfælde af strømafbrydelse, kan koble vores generator til og dermed have lys i bygningen. Vi afventer et nyt Kamera (G4S) til den nye del af bygningen (overvågning og kontrol).

Parkeringspladsen er udbedret med båse til parkering, så der på den måde sikres flere pladser.

 

Materiel

Der er købt 2 varmebeholdere hjem, så vi kan holde mad, pølser m.v. varme når vi har vores events m.v. .

Vi bruger de kommende måneder på at vedligeholde og gøre klar til 2026.

 

Events

Det har været et super godt år. Mange flere deltagere og i nogle tilfælde det samme som sidste år. Det smitter jo meget af på økonomien, som er grunden til vi laver vores events. Vi kommer i år samlet op på et overskud på 1,5 mio. kroner på vores events. Dog er markedsføringsudgifter, lønudgifter, materieludgifter og administration ikke indregnet i det tal. Ellers havde det set væsentligt anderledes ud (lavere).

Etapen 2026 ligger p.t. over 40 procent foran. Her udvider vi med 200 pladser. Bornholm Rundt ligger 80 procent foran. Her overvejer jeg lige antallet endnu en gang. Der kommer til at ske ændringer især ifm. starten, da mange ganske enkelt ikke holder de ellers simple regler de får at vide.

I november og december gør vi klar til næste år med ansøgninger og alt det der følger. Det er et par ugers arbejde med klargøring – også med startnumre, formularer, hjemmesider, kalender og så videre. Jo mere vi når, des mindre er der til sommer.

Keld Madsen orienterede om at moms på fitness ikke omfatter os som forening.

Der er kommet nye regler for bogføring. Vi skal bruge et nyt e-system fremover. Desværre noget der kommer til at koste klubben ca. 1300 kr. ekstra om måneden. Vi sender varme tanker til EU og folketinget…… Underligt man som momsfritaget forening er omfattet af sådanne regler.  

  1. Indmeldte punkter – drøftelser og vedtagelser.

 

  1. Afslutning af byggeregnskab fra tilbygning af fitness. Samlet pris blev 1.456.836 kr. Vi modtog støtte fra fonde på 475.000 kr. Bdr. E.,S. og A. Larsens Legat, Sparekassen Bornholms Fond og DGI og DIF,s foreningspulje. Der var hensat 925.000 kr. i regnskabet fra tidligere, så ”merudgiften bliver ca. 57.000 kr. ”der tages i kassen” på dette års regnskab. Byggeriet er endnu ikke godkendt af BRK (den sædvanlige ventetid), men det har vi en forventning om sker snarest. Vi har opført den som ansøgt. Drøftelse og godkendelse af proces og regnskab.
  2. Vi drøftede og vedtog at vi på undersøgelsesbasis går videre med tanken om en maskinhal på grunden i forlængelse af fitnessbygningen. Ligesom f.eks. Petanquehallen. Der hvor der om sommeren står et telt. Ideer og priser er ukendte (dog kostede petanquehallen ca. 700.000 kr. , men vi henter inspiration, priser og tilladelser som så igen forelægges bestyrelsen.
  3. Det vedtages at generalforsamlingen afholdes tirsdag den 3. februar kl. 19:00. Godkendt.
  4. Aktivitetskalender 2026 (de store events). O-løb kommer på senere. Kalender for 2026 med helligdage og ugenumre
  5. Som drøftet på generalforsamlingen så er vores toiletvogn udslidt og utidssvarende. En ny er voldsomt dyr. Ingen private (lokale) vil investere i en og skal den hentes til øen ved de større events, så koster det over 30.000 kr. pr. gang. Derfor er der meget fornuft i, at vi selv anskaffer en med 10 siddepladser. Der er også et stort behov hos andre foreninger, der jo også mangler og i dag lejer ”ovre fra”. Vi bliver afhængige af fondsstøtte, hvis det skal kunne lade sig gøre. Denne proces er nu sat i gang. Vi har fået tilbud på en vogn og vi hensætter 300.000 kr. i regnskabet til et køb. Dog bliver vi afhængig af en halv million i fondsstøtte, hvis det skal kunne lade sig gøre. Proces drøftet og godkendt. Til events bør der være et toilet pr. 100 deltagere. Til etapen kommer der 2700 deltagere. Så må vi se.
  6. Drøftelse af kontingent 2026.
    Kontingentet på 475 kr. om året fortsætter uændret i 2026.
    Som talt om på generalforsamlingen ønskes fitnessbrugerbetalingen tilpasset ved at vi sætter fitnessbrugerbetalingen op med 50 kr. for et år og 100 kr. for et husstandsmedlemsskab. Pengene skal bruges til mere service for brugerne, en bedre sikring af vores holdtræning og ikke mindst en bedre kontrol af indgang og ordensregler, som mange efterspørger. Vedtaget. Skal dog endeligt godkendes af generalforsamlingen.
  7. Vi hæver gebyret for IKKE at være tilmeldte PBS eller korttræk til 50 kr. Der er ekstremt meget arbejde med folk der betaler for sent eller melder sig ud efter fristen er udløbet og nye indbetalingskort er udsendt. Dette kan imødegås ved flere medlemmer kommer over på en af de to betalingsløsninger. Drøftelse og godkendelse. Det godkendes, at vi hæver gebyret for dem, der ikke er tilmeldt korttræk eller PBS til 50 kr. hvilket afspejler den ekstra udgift foreningen har. Alla har et valg… og mulighed for det.
  8. Vi står overfor et generationsskifte i vores faste stab af medarbejdere (ansatte). Yngste mand på posten er 62 år. Det er vigtigt, at vi fremtidssikrer vores foreningen og får drøftet hvad vi satser på fremover. Herunder tilpasser vores organisation ud fra hvilke opgaver der skal løses. I dag lægges der timemæssigt langt over det, vi betaler vores medarbejdere for. Nedlægger vi vores events kan vi reducere antallet af ansatte, men mister også en betydelig indtægt (øen mister endnu mere). Fastholder vi og vil vi videre både eventmæssigt og medlemsmæssigt skal vi opruste – og ikke mindst sikre en glidende overgang (generationsskifte) over de kommende – forholdsvis få år. Og tilpasse ud fra de reelle opgaver. Det er bydende nødvendigt at vi tager den snak nu. Vi havde en god og indgående drøftelse. Det blev besluttet at foreningen fremadrettet også skal lave events og dermed have de omkostninger det har i forhold til materiel og lønnet arbejdskraft. Dog går vi nu i gang med et glidende generationsskifte (de kommende 3-5 år). Vi kommer også til at se på en tilpasning af vores organisation, da vi ganske enkelt er blevet så store, at det er nødvendigt for en fremtidig stabil drift.  
  9. Projektstilling – eller afklaring af behov. Vi har i dag 2800 brugere i vores fitnessbygning. Netto tilgangen pr. år er ca. 150. Vi har fået mere plads og flere tilbud. Der efterspørges ofte mere orden, kontrol og ikke mindst service fra nye brugere i fitnessbygningen. Men også mere holdtræning for særlige målgrupper. Var der mere service og en fast person i dagligdagen, kan dette måske fastholde mange medlemmer, så vi måske undgår den store medlemsomsætning ifm nytåret (600 der melder sig ud). Bestyrelsen ønsker derfor inden for en kort periode – som omtalt på sidste generalforsamling – at igangsætte et forsøg med en projektstilling, hvor der i bygningen vil være en fast person til varetagelsen af en lang række opgaver dernede. Ikke mindst service, smidigere adgang til prøvetimer, træningsprogrammer, men også opsyn og kontrol, så vi på den vis slipper for mange af de ”klager” vi får i dag (kontrol med fodtøj, afspritning, gratister, manglende oprydning og så videre). Vi drøftede dette indgående og besluttede at gå videre med undersøgelsen af muligheder for et forsøg over måske 2 år. Det vil også være et led i et kommende generationsskifte. Kan måske iværksættes om et års tid (tidligst). Men tankerne går videre og vi ser om det kan fondsstøttes.
    3. Økonomi.
  10. Godkendelser af løbsregnskaber. Alle events blev godkendt, herunder Halloweenløbet, som blev fremlagt på selve mødet.
    Af årets events mangler nu kun Höst Open. Det har været en god sæson deltagermæssigt. Mange deltagere kommer rejsende hertil, så Øen som helhed får en gevaldig ekstra indtægt på vores events. Det kan vi være stolte over.
  11. Restancelisten – ingen på.
  12. Budget opfølgning – Drøftet og godkendt. Vi lander i år med et ret flot resultat. Flere deltagere og medlemmer samtidig med vi har kunne holder udgifterne i ro. Et overskud i foreningen vil betyde flere penge til nye og forberede idrætslige aktiviteter. Alle penge tjent i en forening bliver i foreningen til glæde for alle.
  13. udkast til budget 2026 – Blev godkendt og vi tager resten i 2. og 3. behandlingen. Skal endeligt godkendes af generalforsamlingen.
  14. Udvalgene orienterer Der er gang i aktiviteterne. Orienteret og drøftet.
  • Atletikudvalget
  • Motionsudvalget
  • Festudvalget
  • Fitnessudvalget
  • Orienteringsudvalget
  • Cykel og Triudvalget
  • Etapeudvalget
  1. Eventuelt

Mødet slut kl. 18:30.

 

Del denne side

Følg Etape Bornholm