Nyheder
Referat fra bestyrelsesmødet
Der var mandag aften en meget lang dagsorden til det ordinære bestyrelsesmøde. Du kan her se et forkortet og offentligt referat. Der var også lukkede punkter på dagsorden, som ikke omtales her. Du er altid velkommen til at få uddybet emner, hvis dette ønskes.
Forkortet offentligt referat af bestyrelsesmødet mandag den 2. oktober.
Der var afbud fra Kim Jakobsen, der var til andet møde.
I bestyrelsen sidder Claus Clausen (formand), Keld Madsen (Kasserer), Peter Hauge Madsen (Sekretær), Esther Løsholt (næstformand), Anika Espersen (FU-medlem og fitnessudvalget), Stephanie Norlin (Motionsudvalget), Flemming Munch Hansen (O-udvalget), Michael Ovesen (tri- og cykeludvalget), Karina Juul Jensen (Atletikudvalget), Kim Jakobsen (Fitness/handikapidræt). Der er en vakant stilling i bestyrelsen, da et medlem har trukket sig.
Vi er dags dato 2819 medlemmer. Der er i øjeblikket en tilgang på 10-12 nye medlemmer hver uge.
41 medlemmer er indtil videre blevet slettet/deaktiveret som medlem i år. Vi forventer igen i år ca. 450 udmeldelser ifm årsskiftet til 2024. En helt naturlig udskiftning (mellem 10 og 20 procent af medlemsskaren) .
Der er p.t. over 2300 tilmeldt fitnesstilbuddet.
Vi genaktiverer inden længe ventelisten til fitnesstilbuddet. Vores erfaringer fra tidligere hvor vi har haft venteliste er, at ca. halvdelen på listen aldrig reagerer, når tilbuddet gives. Selv efter meget kort tids placering på ventelisten. Vi hører slet ikke noget, når vi skriver til dem ! Dette er meget tidskrævende og forsinker indmeldelsen for dem, der gerne vil være medlem. Derfor vil vi indføre et depositum for at komme på ventelisten. Prisen er på 150 kr. Dette beløb konverteres så til ”chip depositummet”, når denne afhentes - efter den endelig indmeldelse. Så det koster ikke ekstra for dem, der senere bliver optaget som medlem. Betalingen falder bare tidligere. Dem vi så aldrig hører fra, mister depositummet, men vi må formode, at det så tager toppen af tilmeldinger til ventelisten og dermed betydeligt mindre forgæves administration. Måske at man lige analyserer behovet en gang til, før der tykkes på tastaturet 😊.
Vi har hjemkøbt flere hvide plastik stole til brug for sommerens udendørsaktiviteter i haven. Så er vi godt dækket ind, når der f.eks. er Bornholm Rundt på cykel afslutning. Men også andre udendørs events, så alle kan få en stol.
Vores telt tog skade af stormvejret i august. Men reservedele er nu indkøbt. Ca. 25.000 kr. kostede det.
Taget på fitnessbygningen (færdigbygget i 2021) er nu tæt og hele byggesagen dermed endeligt afsluttet. Vi har lavet en aftale om udvidet tilsyn på bygningen i en årrække.
Kaffemaskine og TV-pakke i fitnessbygningen er ”udfaset”, da de ikke blev brugt. Vi vil minimere unødvendige udgifter. Vi sparer således omkring 15.000 kr. på driften.
Den store planlægning af alle events i 2024 starter nu. Alle ansøgninger, aftaler m.v. skal på plads. Det forventes at vare frem til jul. Der er færre events i 2024, så det tager ”toppen” af opgaven. Der (Claus) laves løbende hen over det kommende år ”journal” for alle events, der kan bruges som ”årshjul”/planlægningsgrundlag - hvis det er…. (den berømte tagsten)
Vi skal styrke vores sociale aktiviteter bl.a. flere fællesrejser, foredrag, træningsevents m.v. Udvalgene opfordret til mere aktivitet som udføres i samarbejde med administrationen. Aktiviteterne skal dog være forankret i udvalgene.
Vi troede det hele var overstået vedr. Corona hjælpepakker. Men inden for det sidste stykke tid, er der kommet to reguleringer. Altså nu tre år efter de blev udbetalt. Nu håber vi det hele er overstået og vi kan glemme alt om den periode. Deltagermæssigt er vi bestemt på vej tilbage igen – kun ”løb” halter lidt bagefter. Men det går fremad. Reguleringen var heldigvis i positiv favør.
Opfordring til alle trænere og instruktører om, at de får lavet en børneattest, uanset om man har børn på holdet eller ej. Henvendelse skal ske til udvalgene, der formidler videre. Har man aktive under 15 år på sit hold, SKAL man have en attest ved ”ansættelsen”.
Status byggeri på Villa Nova. Selve bygningen (skuret ude bag ved) er 95 procent færdig. Budgettet på 160.000 kr. holder. Den kommende tid arbejdes der med de omkringliggende områder (udstrækningsbomme, afgrænsningssten, cykelstativer og bl.a. infotavler). Vi ved endnu ikke hvornår vi tager det nye skur i anvendelse, da der fortsat bygges på selve Villa Nova (Efterskolen). Vi flytter fra den nuværende placering, så snart det er muligt, men om det bliver før, under eller efter vinteren, er stadigvæk lidt uklart. Det er fortsat intentionen at vi i foråret vil se om vi kan finde fonde, der vil hjælpe med et udendørs styrketræningsområde derude (fase 2).
Bestyrelsen havde en længere drøftelse omkring antallet af events og hvilke events vi skal fortsætte med. Også i relation til ”alder” og evt. generationsskifte (lang sigt) på kontoret. Og fordelingen af opgaver som de ser ud nu. Vi har udarbejdet en oversigt over ansvarsområder og prioritering af vores events. Hvilke vi satser på i fremtiden og fordelingen mellem eventmanager stillingen og udvalgene. Vi kommer ikke til at lave flere udadvendte events i fremtiden, men fastholder det antal vi har nu. Så kan vi overskue det hele og lægge de nødvendige kræfter i opgaverne. Listen kan dog tilpasses løbende. Vi vil gerne lave flere interne events i samarbejde med udvalgene (da de ikke er så tidskrævende). Skemaet/oversigten kommer til at ligge på hjemmesiden, der vil vise prioriteringen og grænseflader mellem udvalg og Eventmanageren.
Kalender 2024 blev godkendt. Ligger på hjemmesiden. Dog mangler der orienteringsløb, der først kommer på senere.
Der var en lang drøftelse af reglerne for deltagelse i fællesrejser og aktiviteter der er forbundet med udgifter, men hvor nogen så har valgt at repræsentere andre foreninger end Viking Atletik. Det har altid været sådan, at deltagelse i events m.v., hvor Viking Atletik har betalt rejse eller dele heraf, kræver at man også repræsenterer Viking Atletik i dagligdagen. Bl.a. løber i klubtrøjen i konkurrencer. Og står på deltagerlisten med klubbens navn. Medlemskab alene er ikke styrende for om man kan få betalt udgifter ! Andre klubber har de samme regler, men vi har ikke håndhævet vores regelsæt de sidste år. Dette præciseres nu ! Udgives på hjemmesiden under rejsedirektivet. Ønsker man ydelser fra Viking Atletik, kræver det ikke kun medlemskab, men også at man repræsenterer Viking Atletik i konkurrencer og motionsløb i dagligdagen. Også på tværs af de tre DIF organisationer som vi er medlem af (DAF, D-OF og Dansk Tri). Men det er jo også kun rimeligt nok. Reglerne har altid været der, men som sagt ikke været håndhævet i tilstrækkelig grad. Hvilket vi gør fremadrettet. Viking Atletik er én forening. Vi er ikke en forretning, hvor man køber sig ret til ydelser og så ellers shopper rundt.
Vi havde en lang drøftelse af vores regler særlige godtgørelser til trænere og instruktører. Vi er en frivillig organisation og vi aflønner ikke vores instruktører. Men der er muligheder for skattefrie godtgørelser inden for de eksisterende skatteregler. Bl.a. modtager alle instruktører m.v. hvert år en tøjpakke, som vi får fra Sportmaster og New Balance til en værdi af op imod 2000 kr. Vi drøftede hvad der ellers var af muligheder. Vi afsætter et mindre beløb for 2024 og udfærdiger nogle regler inden lovgivningen, hvor ”fuldtidstrænere” vil kunne få en mindre godtgørelse til f.eks. telefonudgifter m.v. Vi holder dog fast i vores princip om, at al træner og instruktør virke er frivilligt og ulønnet.
Vi drøftede begrebet ”tjenestepligtserklæringer”. Noget vi indtil videre ikke har arbejdet med, men som er kendt i rigtigt mange foreninger. Viking Atletik betaler altid udgifter for vores trænere og instruktører ifm. erhvervelse af kurser. Kurser koster typisk 750 kr. i DGI regi. Det er kortvarige dagskurser. Fitness instruktørkurser koster typisk ca. 7500 kr. + rejseomkostninger og yogakurser kan koste 20.000 kr. eller mere. Vi bruger hvert år mellem 50.000 og 100.000 kr. på kurser – og har gjort det i en meget lang årrække. Vi betaler jo hjertens gerne disse udgifter, så vi kan tilbyde vores medlemmer dygtige og veluddannede instruktører. Men vi har så også en forventning om, at man efterfølgende stiller sig til rådighed for klubben. Det har tidligere baseret sig på en tillidssag. Der kan ske meget – og det gør der. Der skal være plads til, at man forlader pladsen efter kort tid, hvis der opstår f.eks. sygdom, fraflytning eller andet. Men melder man fra os hos – og vælger man at fortsætte en Viking Atletik betalt uddannelse i eget regi eller i regi af andre foreninger, så er det en udfordring, vi bliver vi nødt til at sikre os i mod. Så vi ikke hænger på udgiften, som kommer andre til gode. Men det er jo også rimeligt nok. Vi indfører derfor fremadrettet betingelser for at få betalt kurser af Viking Atletik. Det bliver individuelt og forhandlet hver gang, men følgende skitse vil blive brugt:
Kurser op til 1000 kr. Vi forventer man virker for klubben mindst ”en sæson”.
Kurser op til 10.000 kr. Vi forventer man virker for klubben i mindst 4 sæsoner (hhv. vinter og sommer) – altså 2 år.
Kurser over 10.000 kr. Vi forventer man virker for klubben i mindst 3 år.
Vi laver fremtidigt kontrakter ved længere uddannelser. Der kan naturligvis ske ting, der gør man alligevel ikke kan være instruktør/træner. Det skal der være plads til. Inspiration til hvordan en aftale skal ses ud, vil vi hente hos en af vores mange samarbejdspartnere.
Bestyrelsen vedtog en hensættelse til en ny varebil som erstatning for den gamle vi har. Den er snart udtjent og kan ikke undværes i hverken dagligdagen eller under vores events. Den købes ind, når behovet er der. Så foreløbig er det en hensættelse. Der er plads i regnskabet i 2023 til dette.
Vi drøftede solceller på vores fitnessbygning. Der er tale om en større investering, men noget der betaler sig ind over en årrække. Det er vigtigt vi som idrætsforening medvirker til den grønne omstilling. Vi besluttede at gå videre med projektet. Der kan søges fondsmidler. Vi satser på det effektueres i løbet af 2024.
Drøftelse af begrebet ”Formand” kontra det mere kønsneutrale ”forperson”. Over halvdelen af vores medlemmer og udvalgsfor…..mænd og en stor del af bestyrelsen er kvinder. Formandens holdning er, at han gerne vil kaldes forperson. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at vedtægterne ændres, så vi i stedet for ”Formand” bruger Forperson begrebet. Dette vil kræve en vedtægtsændring, som skal godkendes af generalforsamlingen.
Generalforsamlingen blev i øvrigt besluttet afholdt tirsdag den 6. februar 2024 kl. 19:00 i klubhuset. Der laves indkaldelse mv. inden for reglerne.
Vi godkendte forslag om indførelse af depositum ved oprettelse på ventelisten. Penge der dog ved oprettelsen som medlem og udlevering af chip til lokalerne konverteres til depositum for chippen – og dermed tilbagebetales ved rettidig udmeldelse.
Budgetopfølgning. Det ser fornuftigt ud med økonomien i år. Der er kommet flere nye medlemmer end vi havde forventet (indførelsen af årskontingent har også medvirket til øget indtjening) og ligeledes er der komme lidt flere deltagere til de store events, end vi havde budgetteret med. Vi havner derfor lidt over budgetteret (overskud). Men så bliver der plads til nogle meget vigtige anskaffelser af nødvendigt materiel og udstyr, som bl.a. gør det lettere at være frivillig i foreningen og være hjælper i dagligdagen. Vi har indtil videre i år haft ca. 3,6 mio i indtægter, hvilket understreger, at vi er en ret stor idrætsforening. Men der bruges også mange penge. Man tænker jo nok ikke over det i dagligdagen, men f.eks. regner vi i år med, at alene vores svømmetilbud koster ca. 50.000 kr. Og sådan kan vi blive ved... Regnskabet offentliggøres på generalforsamlingen til februar.
Restancelisten gennemgået. Vi har desværre rigtigt mange, som melder sig ind, men som vi så aldrig hører fra igen. Efter flere ”rykkere” bliver man så slettet som medlem igen. Det er meget omfattende i tid, men også omkostningstungt. Vi håber det nye depositum ved indmeldelse, vil medvirke til besparelser på den konto.
Sommerens regnskaber for vores events blev gennemgået og godkendt. Generelt har der været ca. 20 +/-procents fremgang til vores events målt på deltagere.
Budget 2024. 1. udkast. Der bliver taget højde et ønske om flere interne events og sociale begivenheder, som der så afsættes økonomi til.
Kontingent 2024. Vores økonomi er god. Vi lander et fornuftigt overskud i 2023. Vi besluttede derfor at fastholde de nuværende satser i 2024. MEN – for der er et stort men. Vi har et ekstremt lavt kontingent på kun 800 kr. om året (når man er fitnessmedlem). I forbindelse med ibrugtagningen af den nye bygning i 2021, købte vi rigtigt meget nyt fitnessudstyr. Vi har for næsten 2 mio kroner udstyr i bygningen og om nogle få år, vil vi skulle gennem en udskiftning af udstyret, da det jo bruges meget og dermed slides. Udskiftningen vil ske løbende. F.eks. kan et løbebånd let løbe op i over 60.000 kr. ved nyanskaffelse. Til forskel fra da vi åbnede den nye bygning, så vil vi ved en genanskaffelse ikke kunne få fondsmidler dertil. Derfor skal vi selv bekoste en udskiftning, når den tid kommer. Det vil være en helt uoverskuelig investering med det nuværende kontingent. Bestyrelsen vil derfor indstille til generalforsamlingen, at vi vedtager en langsigtet strategi for kontingent og fra 2025 af og de efterfølgende 4 år, at hæve kontingentet med 50 kr. pr år, så vi i 2028 vil have et kontingent på 1000 kr. pr. år. Fitnessbrugerdelen vil udgøre mere end halvdelen – 525 kr. Det er fortsat meget billigt, men det vil så være muligt, at kunne betale for udskiftning af udstyret, når tiden kommer. Det er generalforsamlingen der vedtager kontingentsatserne, så vi må se hvad – I – tænker om det, når vi mødes til februar. Men i 2024 forbliver kontingentet uændret.
Del denne side
Følg Etape Bornholm