Offentligt referat fra Bestyrelsesmødet mandag den 15. juni.

Referatet er forkortet og der kan være lukkede punkter, som ikke bliver refereret her.

Du kan se hvem der sidder i bestyrelsen her - Bestyrelse/udvalg/regler | Viking Atletik

Til dette møde var der afbud fra Michael Ovesen og Henrik Havn.

Forretningsudvalget orienterer:

Medlemstal:

Der er lige nu 3262 medlemmer af Viking Atletik. 25 har fritidspas udstedt af BRK.

Indmeldelsesmønstret ligner det fra tidligere år.

2782 af medlemmerne har en chip til Fitnessbygningen. Man kan ikke have en chip hvis man er under 15 år, så kun meget få over 15 år har reelt ikke fitnessadgang.

Der har indtil videre i år været solgt 18 månedskort. Det er flere end på samme tid sidste år.

Bygninger

Vi har indkøbt nogle flere bord- og bænkesæt til aktiviteter på grunden. Skuret og containeren er blevet malet. Der har været 5 års eftersyn på fitnessbygningen. Ingen ting graverende – små ting der udbedres. Afventer endeligt referat fra PLE.

Materiel

Købt en ny Trailer til hegn. Nyt målur på vej hjem. Nyt strimmel ur som backup til tidtagningen på stadion

Toiletvognen forsinket igen. Scanvogne har flyttet produktionen til Polen og har givet udfordringer. Håber på levering i uge 28.

Events

Klargøring til sommerens events i fuld gang. Både etapen og BRK er for længst udsolgt. Vi er i en gunstig periode. Etapen kan sætte rekord – den gamle er mere end 10 år gammel. Kommer der bare i nærheden af det, der normalt kommer af endagsløbere til etapen, så vil vi formentlig komme op på 3000 tilmeldte. Heraf 2400 på en af de fulde etaper.

Hjælperlisten er klar til udsendelse. I år er der indgået en aftale mere med Knudsker IF, der står for selve starten (startsnore).

Vi har lavet en ny aftale med Svaneke IF om lån af deres toiletter til Bornholm Rundt. Det har været et udskældt punkt. Der er lavet aftale om selve depotet. Alle andre aftaler på plads og hjælperlisten er under udarbejdelse.

Alle de øvrige events er der ganske godt hånd i hanke med.

Lidt af hvert

Anne Juul flytter til USA til september. Stiller fortsat op for Viking Atletik. Ny BR i diskos – håber på udtagelse til EM. Vi bakker 100 procent op.

Eremitageløbet kører som altid. Ca. 20 har tilkendegivet de vil med – og så er der altid nogen, som ikke får svaret. Men vi skal gerne op på 40 personer hvis det skal give mening. Vi hører med andre foreninger om de vil være med.

Vi forsøgte med gratis tilmelding til et event. Bl.a. fordi vi ingen webshop har længere. Alt for mange som ikke mødte op (ca. en tredje del), så vi bør ikke igen lave gratis tilmelding, men en symbolsk betaling.

Lars har lavet ny webshop til HO, da den ikke kan undværes her.

Indmeldte punkter til behandling (udvalgte).

a. Drøftelse af Svømmehal tilbud. BRK har skærpet reglerne for brug af svømmehallen, når det gælder foreninger. Medmindre der er tale om direkte undervisning eller organiseret træning, vil BRK ikke anerkende aktiviteten som en folkeoplysende aktivitet. Der er bl.a. et krav om, at vi ved præcis hvem der er til træning og tilbuddet ikke har karakter af ”åben træning”. Det vil betyde, at vores betaling herefter stiger fra 150 kr til 925 kr. pr. gang vi er i hallen (alene for lejen). Dertil kommer, at vi fortsat betaler 300 kr. pr. time for en livredder og 130 kr. for brug af sauna (kun onsdag). Prisstigningen vil derfor blive på ca. 102.000 kr. pr. år. Vi betaler i forvejen ca. 53.000 kr.

Vi skal derfor organisere det på en anden måde fremadrettet. Vi besluttede følgende:

- Træningen lægges fast ind i fitnessudvalget som en fitnessaktivitet.

- Det betyder at man fremover (fra 2027) skal have tilvalgt fitness for at kunne svømme. Det rammer kun ganske få, da langt de fleste medlemmer allerede har fitnesstilvalg.

- Der skal bookes fra gang til gang, så vi ved præcis hvem der er der.

- Der udpeges personer der leder træningen, fordeler baner, trænerhjælp m.v. Trifolket har baner hvor der er træning i tri-regi med delvis undervisning.

b. Drøftelse af Etapen og situationen omkring Naturstyrelsens indførelse af betaling.

Der har været et møde med Naturstyrelsen og der blev orienteret om dette møde. Vi håber fortsat på et politisk indgreb, som stopper for opkrævning af idrætsforeningers brug af vores fælles natur. Alle hovedorganisationer ”er på sagen” og disse drøftelser fortsætter. Claus kan forhandle videre med NST lokalt om der kan findes en løsning, som alle kan se sig selv i. Alternative løsninger til ruter er fundet og BRK har godkendt disse. Men herlighedsværdien i ruterne vil gå tabt, hvis ruterne ændres væk fra Hammeren og Almindingen. Det vil alle tabe på…

c. Byggeri. Vi har flere gange drøftet en tilbygning til fitness. Der hvor vi i dag har teltet stående om sommeren. Det er 218 m2. Vi har bl.a. på generalforsamlingen drøftet at lave en uopvarmet tilbygning, da det er billigere. Men også mindre anvendelig om vinteren. En af grundene til vi ikke er kommet videre er, at vi jo ikke har pengene. Som tidligere oplyst vil BRK ikke give nogen kommunegaranti, så låne til det er umuligt. Men nu viser det sig, at vi rent faktisk kan låne penge hos Nordea med sikkerhed i vores nuværende ejendom. Det vil sige, at det ikke kræver en kommunegaranti for at komme videre. Så nu kan en udbygning af ny opvarmet holdsal og 2 ekstra omklædningsrum måske være inden for rækkevidde om 1½ - 3 år. I en kombination af lån, egen opsparing og fondsstøtte.

· Vi afventer vurdering af bygningen fra banken for afklaring af om vi overhovedet kan låne, betingelser, afdrag m.v. Tjek.

· Bestyrelsen accepterer vi går videre med ideen. Dette blev godkendt på mødet, så Tjek.

· Vi får indhentet tegninger og priser – men også tilladelser fra BRK. Så vi ved om det i det hele taget er realistisk.

· Bestyrelsen vurderer ud fra dette projekt og sætter evt i værk.

· Generalforsamlingen høres inden endelig igangsættelse. Dette sker til februar.

· Udbud og udvælgelse..

· 1. september 2027 sættes byggeriet i gang. Hvis det kan nås. Alternativt september 2028 (vi bruger pladsen om sommeren til alle vores events).

· Senest 1. maj 2028 åbner tilbuddet.

Det hele bliver naturligvis afhængig af økonomi og tilladelser. Bliver bygningen for dyr at opføre, må vi stoppe tidligt i processen.

Drøftelse og vedtagelse at vi fortsætter som beskrevet. Generalforsamlingen må så tage endelig stilling til om vi skal gøre det.

d. Rulleskøjte tilbud

Vi er blevet kontaktet vedr. opstart på et rulleskøjte tilbud. Om vi kunne være interesserede i at udbyde det. Bestyrelsen var enig i at det ligger inden for vores samlede koncept.

Klubben har ikke selv ressourcer til at stille med ledere, men kan et evt. nyt udvalg selv løfte opgaverne, skal de være velkommen. Vi kan lave et prøve år og vurdere det efterfølgende. Til den tid kan så blive et udvalg i klubben. Vi er positive.

f. Viking samarbejdsforum er blevet ændret. Derfor er den måde vi selv udnævner æresmedlemmer på helt og holdent op til Viking Atletik fremadrettet. Forslag er følgende: Viking Atletik udnævner æresmedlemmer hvert 5. år ud fra ideen om, at det er til leder der har været aktiv i foreningen i mindst 25 år. Tanken er det skal være som leder. Altså bestyrelse, udvalgsmedlem, træner eller andet. Dog kan bestyrelsen altid udnævne medlemmer ud fra en konkret vurdering uden at der tages hensyn til antal år, funktion eller hvornår det sker. Dette sker ved enstemmighed i bestyrelsen. Drøftelse og beslutning – vi vedtager disse regler.

Økonomi.

Budgetopfølgning. Det ser fornuftigt ud. Der er lidt større indtjening på kontingent og events (indtil videre) end budgetteret. Der har endnu ikke være store uforudsigeligt udgifter, som de ikke er afsat penge til. Så alt i alt ser det rigtigt godt ud.

Restancelisten. Der var kun ganske få restancer.

Godkendelse af løbsevents. De hidtil afholdte events økonomi blev gennemgået. Nogle event har der være flere til end sidste år – andre har haft lidt færre deltagere. Men alle holder sig inden for budgettet. Så må vi se hvordan det går resten af året.

Udvalgene orienterer

Udvalgene orienterer om status inden for hvert udvalgs områder. Bl.a. følgende:

· Atletikudvalget – vi mangler trænere til børn efter sommerferien.

· Motionsudvalget – godt fremmøde i skoven, men det er mindre end sidste år.

· Fitnessudvalget – Det ser godt ud. Mange hold er gået på sommerpause og der er færre i bygningen.

· Etapeudvalget – udsolgt.

· Cykeludvalget – Cykeltræningen i fuld gang.

· Festudvalget – Planlægger besøg i sommerfugleparken.

· Orienteringsløbsudvalg – Kører som det altid gør.